You've all listed some very good specifics. Here's a *very* general trick I've learned...<br><br>Treat each set of documentation as a software version release, i.e. 0.1 beta... .9.1... 1.0... 1.0.1<br><br>It brings a bit of focus and clarity to the effort, for the various roles.
<br><br>I also agree Ber's suggestion of the wiki is a most-interesting way to build a collaborative set of authoritative instructions.<br>